Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) является неотъемлемой частью организационной структуры группы 2. Своевременное и эффективное документирование является одним из основных факторов обеспечения качества управленческой деятельности. ГСДОУ включает в себя центр документации и делопроизводства, службы информации и обеспечения информационной безопасности.
Основной задачей ГСДОУ является создание и обеспечение доступа к надежной и актуальной информации для организационных структур. Организационная структура ГСДОУ определяется в соответствии с положениями и требованиями, регламентирующими документирование и делопроизводство в данной сфере деятельности.
Центр документации и делопроизводства осуществляет основные функции по созданию и обеспечению доступа к документам, архивации, обеспечению правильной системы классификации и нумерации документов. Данный центр является независимой структурной единицей, ответственной за поддержание порядка в документационных процессах.
В рамках служб информации и обеспечения информационной безопасности осуществляется работа по контролю и обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, а также предоставление доступа к ней соответствующим структурам. Ответственность за обеспечение безопасности данных лежит на данной группе служб.
Документирование управленческой деятельности
Для осуществления документирования управленческой деятельности используется структура ГСДОУ, которая включает в себя организационную структуру, группы документов и классификаторы.
Организационная структура ГСДОУ представляет собой иерархическую систему, включающую в себя центр документации и делопроизводства, организационные и службы, а также подразделения, выполняющие функции управления.
| № | Наименование | Описание |
|---|---|---|
| 1. | Центр документации и делопроизводства | Ответственный за организацию работы по документированию и делопроизводству |
| 2. | Организационные и службы | Вспомогательные организации и службы, участвующие в процессе документирования |
| 3. | Подразделения управления | Структурные подразделения, осуществляющие управленческую деятельность |
Группы документов организуются в соответствии с целевым назначением и содержат документы, относящиеся к определенной области управления.
Классификаторы выполняют роль систематизатора информации и позволяют осуществлять классификацию документов по основным атрибутам: форме документа, сроку хранения, стадии жизненного цикла и т.д.
Документирование управленческой деятельности является неотъемлемой частью системы документационного обеспечения управления. Оно позволяет обеспечить качество информации и эффективность управленческих решений.
Классификаторы информации об организационных структурах
В государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) основные положения организационной структуры и обеспечения деятельности по документированию и делопроизводству осуществляются через классификаторы информации об организационных структурах.
2. Классификаторы информации об организационных структурах разделены на несколько групп:
- Классификаторы по организационной структуре:
- Центральная организационная структура;
- Службы и подразделения;
- Управленческая структура.
- Классификаторы по информации о безопасности:
- Группа безопасности.
Центральная организационная структура включает в себя основные подразделения организации, такие как департаменты, отделы и службы.
Службы и подразделения включают в себя подразделения, выполняющие специализированные функции, например, финансовая служба, юридическая служба или отдел кадров.
Управленческая структура определяет руководителей и их полномочия в организации, а также отношения между ними.
Группа безопасности отвечает за обеспечение безопасности информации в организации, включая защиту от несанкционированного доступа, утечки конфиденциальной информации и других угроз информационной безопасности.
Классификаторы информации об организационных структурах являются основой для документирования и управления деятельностью организации в государственной системе документационного обеспечения управления.
Основные положения
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) включает в себя организационные структуры и службы, которые обеспечивают качество документирования и информационной безопасности в деятельности управленческой организации.
Структура ГСДОУ
Структура ГСДОУ состоит из следующих организационных структур:
- Центр документирования и делопроизводства;
- Служба информационной безопасности;
- Организационная группа по качеству документов и информации.
Центр документирования и делопроизводства отвечает за организацию и ведение документации, а также обеспечивает ее доступность и актуальность.
Служба информационной безопасности занимается обеспечением безопасности информации, включая защиту от несанкционированного доступа и вредоносных программ.
Организационная группа по качеству документов и информации занимается разработкой и соблюдением стандартов и процедур по классификации, хранению и управлению документами.
Классификаторы в ГСДОУ
В рамках ГСДОУ используются классификаторы для систематизации документов и информации. Классификаторы позволяют осуществлять быстрый поиск и обработку документов.
Существует два основных классификатора:
| Классификатор | Назначение |
|---|---|
| Классификатор 1 | Определяет структуру документации и ее элементы |
| Классификатор 2 | Содержит группы документов, отражающих основные направления деятельности управленческой организации |
При использовании классификаторов в ГСДОУ обеспечивается единообразие и удобство работы с документацией.
Организационная структура службы делопроизводства
В центре делопроизводства осуществляется обработка, регистрация и хранение документов. Основными задачами центра являются организация документооборота, контроль за правильностью оформления и заполнения документов, а также обеспечение доступности и сохранности документов.
Группа по классификаторам занимается разработкой и ведением классификаторов документов, что позволяет систематизировать и упорядочить документацию организации. Она создает систему типовых положений о документировании и осуществляет контроль их исполнения в организационных структурах.
Центр обеспечения качества занимается контролем за качеством документации, разрабатывает методику контроля и проводит аудит качества документов. Данный центр также контролирует соблюдение положений, регламентирующих работу службы делопроизводства.
Таким образом, организационная структура службы делопроизводства включает различные подразделения, занимающиеся разными аспектами документации и обеспечивающие качественное и систематизированное документирование и обработку информации.
Центр обеспечения безопасности
В структуре Центра обеспечения безопасности должны быть предусмотрены основные подразделения и должности, отвечающие за безопасность документов и информации:
| Наименование подразделения | Основные положения |
|---|---|
| Служба информационной безопасности | Обеспечение безопасности информационных систем и сетей организации по установленным стандартам и правилам. |
| Группа по организационной безопасности | Контроль за соблюдением правил и положений в области информационной безопасности организации. |
Все подразделения Центра обеспечения безопасности должны тесно взаимодействовать с другими структурами и службами ГСДОУ для эффективного обеспечения безопасности документов и информации.
Группа обеспечения качества ПО
Организационная структура
Группа обеспечения качества ПО включает в себя следующие основные подразделения:
- Центр информации и документирования
- Служба безопасности и делопроизводства
- Служба управленческой деятельности
Основные положения
Группа обеспечения качества ПО осуществляет следующие виды деятельности: