Архивы являются важным элементом работы организаций, государственных и муниципальных учреждений, предприятий. Они сохраняют историческую память и являются важным источником информации. Но зачем нужны правила работы архивов и чем они отличаются от простого хранения документов?
Правила работы архивов регламентируют работу с документами, подлежащими хранению, проверке, уничтожению или предоставлению в пользование. Они определяют общие положения по организации архивов, составу и описи фондов, правилам хранения и пользования документами, а также процедуры проверки и учета
I. В соответствии с приказом Минкультуры №526 от 2015 года «Об утверждении правил работы архивов организаций в Российской Федерации», организации обязаны вести акты обнаружении, утрате и выбытии документов, составлять реестр поступления и движения документов, хранить фонды в определенном порядке и составе. Также должна быть ведена подробная опись электронных и бумажных документов, а самоуправление архивом осуществляется органами по управлению активами и документации.
II. Определенные положения приказа №526 относятся к общефедеральным архивным органам и министерству или ведомству, создающих или являющихся государственными органами архивного дела, а также к федеральным архивам наследия, учреждаемым Министерством культуры Российской Федерации.
Незнание и ошибки в работе с архивами могут привести к неправильному хранению и уничтожению важных документов. Поэтому очень важно ознакомиться с правилами работы архивов и узнать, как правильно работать с документами, чтобы избежать ошибок, связанных с обнаружением ошибок в описи, утере документов, удобнее проверять архивную опись и узнавать о пропавших документах и ошибочном выбытии документов, ошибки кадровиков при комплектовании, уничтожении и поиске документов.
Ведение архивной документации
В соответствии с приказом Минкультуры Российской Федерации №526 от 27 марта 2015 года, правила ведения архивов организаций требуют особого внимания к состоянию и хранению архивных документов. В данном разделе вы узнаете о правилах ведения архивной документации и о технических требованиях к организации архивных фондов.
Общие правила ведения архивной документации
Архивная документация в организациях должна храниться и использоваться в соответствии с нормативными актами и правилами, утвержденными Министерством культуры Российской Федерации. Документы могут быть представлены в бумажном либо электронном виде, и их обнаружении, хранении, использовании и выдаче должны соответствовать установленным правилам.
Порядок ведения архивной документации
В организациях должны быть установлены общие правила и нормы, регулирующие ведение архивной документации. Порядок ведения архивной документации включает следующие этапы:
- Поступление архивных документов.
- Опись архивного фонда.
- Хранение архивных дел.
- Выдача документов.
- Выбытие и уничтожение архивных дел.
Основные требования к архивным документам
Архивные документы должны быть учетными и иметь надлежащую нумерацию и индексацию. Для бумажной документации требуется проставление на каждом листе акта о приеме, о выдаче, об утрате, об уничтожении или других фактах. Архивные документы должны быть сохранены в хорошем состоянии и защищены от повреждений, а их учет и хранение должны соответствовать названному приказу и нормативам.
Составление номенклатуры дел и описи архивного фонда является обязательным условием для правильного ведения архивных документов. Организации обязаны вести номенклатуру дел и опись архивного фонда в соответствии с установленными правилами и приложением к приказу Минкультуры Российской Федерации №526 от 27 марта 2015 года.
Правила хранения документов
Документы должны быть помещены в архив в технически исправном состоянии. Перед отправкой в архив необходимо провести проверку наличия ошибок и исправить их, а также составить электронный список документов для контроля и учета.
Для временного хранения документов в архиве, они могут быть помещены в отдельное помещение, выделенное для этого, с соблюдением соответствующих условий хранения.
Правила хранения документов также определяют процедуру учета и комплектования дел в архиве. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями и нормами государственного и международного права.
Организации обязаны хранить кадровые дела в архиве по месту их хранения. При необходимости, они могут быть переданы в государственные органы или органы самоуправления, в соответствии с их полномочиями.
Уничтожению подлежат документы, выделенные для уничтожения на основании акта проверки состояния архива. Процедура уничтожения документов должна быть оформлена в соответствующих документах.
При хранении документов в архивах организаций следует учитывать особенности хранения и использования электронного архива. Архив должен быть организован с учетом требований технической безопасности и сохранности информации.
Правила работы архивов организаций также предусматривают процедуру выдачи документов из архива. Для этого организация должна составить акт о выдаче документов и of принадлежать к одному соответствующих родов дел.
Неучтенные, ошибочно уничтоженные документы и документы с ошибками должны быть возвращены в архив и добавлены в опись
Об общи принципах хранения документов архивов федерации и местного самоуправления можно прочитать в приложении к приказу Минкультуры №526 от 2015 года.
Порядок оформления описи документов
Опись составляется в письменной форме, в виде электронного акта или в виде бумажной книги. В случае бумажного варианта, опись может быть серийной или неразделенной на листы. Если опись представляет собой серийный документ, то каждый лист обязательно должен быть пронумерован.
Опись должна содержать следующую информацию:
- Наименование фонда архива.
- Обозначение фонда и его номер.
- Номера дел, относящихся к данному фонду.
- Наименование и номера описей.
- Дата поступления документов в архив.
- Состав описи: количество листов, дел, документов.
- Подлежащие учету в архиве документы: их нумерация, наименование и количество.
- Факты учета документов при комплектовании архивного фонда и при его использовании.
- Результаты проверки описи при обнаружении ошибок или неучтенных документов.
- Факты выбытия документов из архива (их утрата, выдача, перепроведение и др.).
- Другие данные, предусмотренные министерством или органами, утверждающими постановления и положения об архивном деле.
Описи документов должны быть надлежаще хранени и оформлены таким образом, чтобы было возможно быстро найти необходимый документ и произвести его использование в рамках установленных правил.
Описи на бумажных носителях хранятся в личных делах сотрудников, ответственных за архив, а также в специальных хранилищах. Электронные описи хранятся на соответствующих электронных носителях, в зависимости от доступности и безопасности хранения.
Для более удобного использования архивных материалов разрабатывается номенклатура дел и описей, которая также подлежит учету и хранению. Номенклатура должна соответствовать общим положениям, установленным приказом Минкультуры Российской Федерации №526 от 27 марта 2015 года.
Определение сроков хранения
В соответствии с приказом Минкультуры Российской Федерации № 526 от 25 марта 2015 года «Об утверждении правил работы архивов организаций» организации обязаны проводить определение сроков хранения документов в архивах.
Определение сроков хранения является одним из основных положений архивной работы. В ходе этого процесса выясняется, как долго документы должны храниться в архиве до выбытия (уничтожения или передачи в государственную архивную службу).
Для определения сроков хранения организация должна ориентироваться на приложение II к приказу № 526, где представлены основные категории документов и установлены сроки хранения. Каждая категория имеет свою номенклатуру дел и опись, в которых указываются сроки хранения и другие данные о документах.
При составлении номенклатуры дел и описей организация должна учитывать специфику своей деятельности и требования законодательства. Если в организации имеются учетные книги, то для них также должна быть составлена номенклатура дел и опись.
Ошибки при определении сроков хранения могут привести к неправильному комплектованию архивных документов, а также к утере или уничтожению ценных документов. Поэтому очень важно проводить проверки состояния дел и акты обнаруженных ошибок.
Определение сроков хранения документов также усложняется из-за наличия электронных документов. Для них требуется разработка специальных процедур по хранению и учету.
При наличии организационных и финансовых возможностей организация может вести электронный учет документов, что значительно упрощает процесс определения сроков хранения и повышает эффективность работы архива.
Таким образом, определение сроков хранения является неотъемлемой частью архивной работы в организациях и требует соблюдения правил и положений, установленных приказом № 526 Минкультуры Российской Федерации.
Требования к хранению документов
В соответствии с приказом Минкультуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении Правил составления, ведения и хранения документации в архивах организаций», архивы организаций обязаны соблюдать ряд требований к хранению документов.
Хранение бумажных документов
Архивы организаций обязаны хранить бумажные документы в соответствии с установленными правилами. Документы должны быть упорядочены по описям, которые определяют содержимое документов в архивном фонде организации. Описи должны содержать информацию о количестве документов, дате формирования фонда, номерах дел, основных тематиках и другие сведения.
Документы должны быть хранены в специальных архивных помещениях, обеспечивающих сохранность бумажных материалов. Каждый документ должен иметь уникальный номер для более удобного поиска и использования.
Хранение электронных документов
Организации должны уделять особое внимание хранению электронных документов. Для этого необходимо использовать специальные системы электронного архивирования, которые обеспечивают сохранность и целостность данных.
Каждый электронный документ должен быть защищен от несанкционированного доступа и утраты информации. Также важно вести учет электронных документов и поддерживать их актуальность.
Внутренняя проверка и комплектование архивов
Организации обязаны проводить внутреннюю проверку своих архивов с целью выявления ошибок в учете и хранении документов. Проверка должна осуществляться регулярно и включать контроль за наличием и составом документов в архиве.
При обнаружении ошибок, необходимо принять меры по их исправлению. Также рекомендуется осуществлять комплектование архива путем внесения новых документов и актуализации описей.
Уничтожение документов и учет выбытия
Организации должны строго соблюдать процедуру уничтожения документов, подлежащих утилизации. При этом необходимо вести учет выбытия документов с указанием причин и оснований.
Уничтожение документов должно осуществляться в соответствии с установленными правилами и наличием соответствующих разрешений и документов.
Организации также должны вести учет неучтенных и утраченных документов, а также формировать реестр документов, подлежащих хранению.
Все организации обязаны соблюдать требования, установленные министерством культуры Российской Федерации, чтобы обеспечить сохранность и доступность документов в архивах.
Условия и сроки уничтожения
Согласно Приказу Минкультуры Российской Федерации от 21 марта 2015 года № 526 «Об утверждении Правил работы архивов организаций», организации должны соблюдать определенные правила при уничтожении документов.
Условия и сроки уничтожения документов в архиве организации регулируются Архивной номенклатурой дел, утвержденной приложением к данному Приказу. Согласно этой номенклатуре, документы, являющиеся частью архивного фонда и подлежащие уничтожению, должны быть проверены наличием и выделены в отдельный список на самоуправление организации. Это позволяет облегчить проведение проверок со стороны архивной службы или Росархива.
Список документов, подлежащих уничтожению, составляется архивом организации по факту обнаружения неучтенных документов в архиве или приложении к делу. Зачем такой список нужен? Дело в том, что в случае утраты или ошибки при формировании архивных дел необходимо хранить документы в соответствии с нормативными требованиями. Проверяются все документы на соответствие сведениям, указанным в приложении к делу, и в случае ошибок архив передает данную информацию в архивное хозяйство для исправления данных.
Уничтожение документов осуществляется с соблюдением общих правил и правил хранения кадровых и технических документов. Различаются условия уничтожения бумажного и электронного хранилища. Для бумажных документов сроки уничтожения составляют 4 года. По истечении этого срока документы могут быть уничтожены. Для электронных документов сроки уничтожения составляют 5 лет.
| Тип документа | Срок уничтожения (года) |
|---|---|
| Бумажные документы | 4 |
| Электронные документы | 5 |
Организация должна вести подробную кадровую и техническую документацию, описывающую процедуры уничтожения, а также составлять определенные описи и отчеты по завершении процесса уничтожения, которые должны быть представлены в архивное учреждение.
Таким образом, правила уничтожения документов предусматривают определенные сроки и условия, а также требуют детальной документации по всем процессам уничтожения в соответствии с Приказом Минкультуры Российской Федерации № 526 от 21 марта 2015 года «Об утверждении Правил работы архивов организаций».
Обработка документов
Документы, подлежащие временному хранению, должны быть учетными кадровыми документами, отчетами об использовании архива, положениями и другими документами, утвержденными органами самоуправления организации.
Опись документов, поступивших на хранение, оформляется в книге наличия, которую проверяют и утверждают руководители архива и ответственные за архивную работу лица, а также представители государственной власти.
При выделении документов для хранения в государственных архивах организаций:
- формируется электронная номенклатура дел архивных фондов;
- составляется акт реестра выбытия (приложение 4 к приказу Минкультуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526);
- оформляется описание фонда и опись дел архивного фонда, в которых указываются сроки и сроки хранения документов;
- подлежащие хранению документы помещаются в упаковочные материалы (приложение 6 к приказу Минкультуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526);
- архивные документы должны быть представлены в формате электронных носителей информации (приложение 5 к приказу Минкультуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526);
- архивы организаций обязаны сдавать копию электронных архивных документов в федеральные государственные архивы (приложение 9 к приказу Минкультуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526);
- проверяются наличие и комплектование архивных документов согласно описи;
- проводится проверка наличия документов, включенных в комиссии по комплектованию и проведению проверки документов;
- проверяются приложения к актам регистрации и выбытия документов;
- производится учёт документов, находящихся в архивах других организаций (приложение 25 к приказу Минкультуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526);
- формируются акты проверки наличия документов в архивах организации (приложение 27 к приказу Минкультуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526);
- проверка описей и документов, находящихся в архивах, осуществляется с использованием справки учета неучтенных и не поступления на хранение документах.
В случае, если некоторые документы подлежат выделению для хранения в государственных архивах:
- архивы организаций российской Федерации отвечают за выбытие документов из архивов;
- производится выбытие и учет технических носителей информации (приложение 21 к приказу Минкультуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526);
- архивы организаций обязаны проводить комплектование дела, включая ненужные документы и дела (приложение 19 к приказу Минкультуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526);
- подлежащие выбытию документы возвращаются в архив организации (приложение 3 к приказу Минкультуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526).
Правила обработки документов в архивах организаций в соответствии с приказом Минкультуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526 позволяют более удобно и эффективно хранить и учетом документов, обеспечивая их сохранность и доступность при необходимости.