В мае 2024 года вступают в силу новые требования, предусмотренные Приказом 21Н ФНС России от 27/2021 о порядке составления, использования и хранения электронных документов в бухгалтерском учете компаний. Это значительный шаг в развитии электронного документооборота и переходе к использованию новых технологий.
Приказ 21Н вносит ряд изменений в порядок оформления и исправления документов, а также устанавливает требования к их хранению. Теперь все компании, вне зависимости от формы собственности и области деятельности, должны формальностях перейти на электронный документооборот.
Переход к электронным документам позволяет упростить процедуры и сократить время на их обработку. Кроме того, это повышает надежность и безопасность хранения информации, так как электронные документы защищены от утери и повреждения.
Новый приказ полностью заменяет документооборот, основанный на бумажных носителях. Теперь все бухгалтерские документы, включая счета-фактуры, квитанции, акты выполненных работ и другие, должны быть оформлены в электронном виде и направляться по электронным каналам связи.
Однако, внедрение электронного документооборота не означает полного отказа от бумажных носителей. По-прежнему будет возможность хранить бумажные копии документов, однако они должны быть внесены в электронный реестр и иметь соответствующую отметку.
Общие положения
Приказ 21Н, утвержденный Федеральным бюро регистрам (ФСБР) в мае 2020 года, вносит новые изменения в документооборот компании. Согласно новым нормативным положениям, все участвующие в документообороте должны перейти к использованию электронных документов, оформлять и хранить их по новому стандарту.
В рамках общих положений приказа 21Н разработаны основные этапы перехода на электронный документооборот, а также дополнительные требования к его организации и учету. Переход должен быть завершен до 27 мая 2021 года.
Одной из главных целей приказа является внедрение электронного документооборота в соответствии с новыми форматами и стандартами, включая стандарт 1С:БГУ 2.0 и стандарт электронного документа (ЭПД). Это позволит упростить процесс обмена документами между организациями и снизить время на их обработку.
Согласно общим положениям приказа 21Н, электронные документы должны быть оформлены и храниться в соответствии с требованиями ФСБУ. Они должны быть доступны для применения и исследования в течение всего срока их хранения.
Для обеспечения соблюдения стандартов и требований приказа 21Н необходимо вносить исправления и изменения в учет и хранение документов. Какие именно изменения и исправления должны быть внесены, это зависит от организации и ее документов. Однако, все участвующие в документообороте организации должны быть готовы к изменениям и переходу на новый стандарт.
Участники документооборота могут использовать различные программные решения и сервисы для организации и хранения электронных документов. Одним из таких решений может быть программный комплекс 1С:БГУ, который планирует переходить на новые форматы и стандарты в 2020 году.
Нормативная база приказа 21Н также включает положения о кадровых документах и их электронном хранении. Терминология и формы документов могут быть утверждены ФСБР и ФСБУ отдельно от приказа 21Н.
Крайний срок для применения изменений, внесенных приказом 21Н, зависит от типа документа и его назначения. Для некоторых документов изменения вступят в силу сразу же после утверждения приказа, для других — в определенное время после его утверждения и публикации.
Порядок подготовки документации
- Подготовить документы в новом формате 2.0.
- Организовать хранение электронных документов.
- Обеспечить доступ к документации.
- Вносить исправления в документы при необходимости.
- Подготовить квитанции и акты приема-передачи документов.
Нормативная терминология, относящаяся к электронному документообороту:
- ФСБУ — федеральная система бюджетного учета.
- 1С:БГУ — программный продукт «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
- ЭДО — электронный документооборот.
- ФНС — Федеральная налоговая служба.
- ОФД — оператор фискальных данных.
Документы, которые необходимо вносить в электронный документооборот:
- Нормативные положения.
- Документы по хранению и использованию бухгалтерской и финансовой документации.
- Документы по кассовому обслуживанию.
- Документы по организации учета финансовых операций.
Конкретные требования к документам и форматам можно узнать в нормативной документации, в том числе в Приказе Минфина России от 27.05.2023 № 155н «О форме и порядке заполнения кассовых документов» и Приказе Минфина России от 14.08.2023 № 221н «О форме актов приема-передачи документов».
Переход к электронному документообороту и начало действия новых требований запланировано на 1 января 2024 года.
Если в организации ведется бухгалтерский учет в 1С:БГУ, то необходимо учесть, что следующие этапы перехода к электронному документообороту будут актуальны:
- Подготовка документов в формате 2.0.
- Внесение исправлений в документы.
- Организация хранения документов.
- Обеспечение доступа к документации.
Крайний срок для внесения исправлений в документы, созданные до 1 января 2024 года, составляет 14 мая 2024 года.
Для организации электронного документооборота необходимо перейти к электронным формам документов, а также обеспечить доступ к электронному документообороту через системы электронного документооборота (сокращенно СЭД).
Также следует учесть, что в период с 1 января 2024 года до 1 мая 2024 года будет действовать переходный период, в течение которого возможно использование как электронных, так и бумажных документов.
Общие требования к электронному документообороту:
- Использование электронной подписи при отправке и получении электронных документов.
- Обязательное оформление электронных квитанций.
- Хранение электронных документов в течение не менее 8 лет.
- Возможность исправления ошибок в электронных документах.
Для организации электронного документооборота также необходимо быть готовым к следующим мероприятиям:
- Обучение сотрудников работе с электронными документами и системой электронного документооборота.
- Внедрение программного обеспечения для организации электронного документооборота.
- Своевременное внесение изменений в организационные документы для учета новых требований.
Таким образом, подготовка документации для электронного документооборота включает в себя необходимость выполнения ряда этапов, внесение изменений в документы в соответствии с новыми требованиями и организацию электронного хранения и доступа к документации.
Сроки предоставления документации
Новые сроки предоставления документации
Согласно новым положениям, все документы, относящиеся к кадровому делу, должны быть предоставлены для составления электронного документа по 1С:БГУ. Срок предоставления таких документов составляет 2 рабочих дня от даты их составления.
Для организации и учета электронных документов в виде квитанций между участвующими в документообороте компаниями в ФСБУ необходимо использовать новые форматы и терминологию, утвержденные приказом от 14 мая 2020 года.
Также были внесены изменения в сроки хранения документов. В соответствии с новыми положениями, срок хранения всех документов, относящихся к бухгалтерскому учету, составляет 3 года с момента их оформления. При переходе на электронный документооборот, все документы должны быть переведены в электронный формат и сохранены в соответствии с требованиями Федерального казначейства.
Как организовать хранение и вносить изменения в документы
Для организации хранения и контроля электронных документов рекомендуется использовать программное обеспечение 1С:БГУ 2.0. Оно позволяет автоматизировать процессы составления и хранения документации, а также упростить процедуру внесения изменений в документы.
Все документы, относящиеся к бухгалтерскому учету, должны быть оформлены в соответствии с новыми формами и форматами электронных документов. В случае обнаружения ошибок или несоответствий в документах, они должны быть исправлены в установленный срок. Для этого необходимо внести соответствующие изменения в регистры учета и подготовить новую версию документа.
Важно отметить, что все нововведения, касающиеся внесения изменений в документы и организации их хранения, начнут действовать с 1 января 2024 года. До этой даты необходимо осуществить все необходимые мероприятия по переходу на электронный документооборот и обеспечить соответствие требованиям ФСБУ и Федерального казначейства.
| Документы | Срок предоставления |
|---|---|
| Документы кадрового дела | 2 рабочих дня от даты составления |
| Документы бухгалтерского учета | 3 года с момента оформления |
Итак, новые изменения в документообороте компании влияют на сроки предоставления документации, требования к форматам и терминологии электронных документов, а также на переход на электронный документооборот и организацию хранения документов. Все эти изменения необходимо внедрить до 2024 года, чтобы быть в соответствии с федеральными требованиями.
Процедура рассмотрения документов
В соответствии с новыми изменениями, компания планирует внести значительные изменения в процедуру рассмотрения документов с начала 2020 года. С целью перехода на электронный документооборот в рамках Федерального стандарта электронного документооборота (ФСБУ 2.0) и упрощения процесса внутренних документационных процессов, организация начнёт использовать новый формат документов в соответствии с требованиями ФНС и общие формы, утвержденные приказом 21Н.
Согласно новым требованиям, все документы, участвующие в документообороте компании, должны быть оформлены в электронном виде и храниться до 14 лет. Для хранения будет использоваться электронное первичное документооборотное управление (ЭПДУ) в соответствии с электронной подписью и с использованием программного обеспечения 1С:БГУ.
Этапы процедуры рассмотрения документов:
- Получение документа – документ получается от подразделений компании, бюро кадровых мероприятий или казначейства.
- Проверка документа – документ проверяется на соответствие требованиям ФСБУ 2.0 и положениям ФНС. В случае необходимости документ дополняется или исправляется.
- Регистрация документа – документ регистрируется и вносится в регистры документооборота в программном обеспечении 1С:БГУ.
- Рассмотрение документа – документ рассматривается руководителем компании или уполномоченным лицом. При этом учитываются все требования ФСБУ 2.0 и общие формы документов.
- Утверждение документа – руководитель компании утверждает документ, выражая свое согласие с его содержанием. Утвержденный документ далее передается для исполнения.
Важно отметить, что процедура рассмотрения документов подразумевает использование определенной терминологии и нормативной базы, относящейся к электронному документообороту. Термины и понятия, используемые в процессе оформления и рассмотрения документов, должны соответствовать стандартам Федерального стандарта электронного документооборота и регламентирующим нормам ФНС.
Контрольные мероприятия
В новой версии приказа 21Н, который вступит в силу с 27 мая 2020 года, предусмотрены изменения, касающиеся контроля за документооборотом. Эти изменения относятся к участвующим в документообороте организациям, включая бухгалтерский учет и казначейство.
Основная цель нового приказа — переход на электронную форму документов и упрощение процесса документооборота. Для этих целей была внесена новая терминология и утверждены нормативные акты по использованию электронных документов.
При переходе на новое редакцию документооборота, организациям необходимо будет провести ряд контрольных мероприятий, чтобы всё оформлялось в соответствии с новыми требованиями.
Этапы контрольных мероприятий
Первый этап — изучение нового приказа 21Н и ознакомление с новой нормативной базой. Важно понять, что именно меняется и как эти изменения относятся к документообороту вашей компании.
Затем необходимо проверить, какие искажения и исправления нужно внести в текущие документы бухгалтерского учета и организовать процесс перехода на электронный документооборот.
Далее следует оформление новых форм документов и обучение сотрудников работе с новыми электронными документами.
Применение контрольных мероприятий
Второй этап — применение контрольных мероприятий. На этом этапе необходимо начать применять новую терминологию и стандарты документооборота, оформлять документы в электронной форме и хранить их согласно новым правилам.
Следует также предусмотреть контроль за правильностью использования электронных документов и внести все необходимые корректировки, если возникают ошибки или несоответствия.
Как применять контрольные мероприятия
Третий этап — применение контрольных мероприятий в документообороте. Здесь необходимо следовать новым правилам и требованиям при оформлении и хранении электронных документов.
Эдо — это один из инструментов, позволяющих организовать электронный документооборот. Важно знать, как его использовать и внедрить его в работу вашей компании.
Все эти изменения требуют особого внимания к формальностям и соблюдению всех правил и сроков. Настало время перейти на новый документооборот и начать использовать все преимущества электронных документов.
Ответственность за нарушение правил
Документооборот в электронном виде становится все более популярным и широко применяется в различных сферах деятельности. Он позволяет упростить процесс обработки и учета документов, облегчить хранение и использование необходимой информации.
Начиная с 27 мая 2024 года, документооборот должен соответствовать стандартам, утвержденным приказом ФСБУ от 14 апреля 2021 года № 27/2021. Это означает, что все участвующие в документообороте организации должны применять новые правила и исправлять свои процессы, чтобы перейти к электронному формату документов.
Компании обязаны организовать бюро электронного документооборота, чтобы эффективно управлять процессом применения новых правил. Бухгалтерское бюро и кадровые службы должны разработать новые нормативные документы и положения, которые будут регулировать процессы электронного документооборота.
В случае нарушения правил документооборота, компании могут быть применены меры ответственности. Это может включать штрафные санкции, дисциплинарные мероприятия или даже увольнение сотрудников. Компании также могут быть привлечены к административной или уголовной ответственности в случае серьезного нарушения.
- Какие-то формальности
- Кто отвечает за действие документов
- Когда и как исправлять ошибки
Важно помнить, что все документы, участвующие в электронном документообороте, должны быть сохранены и доступны для проверки. Компании должны вести учет и хранение электронных документов в соответствии с установленными процедурами и сроками.
Для более эффективного использования электронного документооборота, компании могут использовать специализированное программное обеспечение, такое как 1С:БГУ. Это позволит автоматизировать процессы документооборота и облегчить работу с электронными квитанциями и другими документами.