Исполнение приказа – это процесс, который требует внимания и контроля со стороны руководителя. Приказ, в свою очередь, является основанием для выполнения определенных требований или обязанностей. Но кто именно должен контролировать исполнение приказа?
Наиболее типичные варианты контроля исполнения приказа можно разделить на два типа: «вертикальный» и «горизонтальный». Вертикальный контроль – это когда сам руководитель или его представитель следят за персональной обязанностью. Горизонтальный же контроль предполагает передачу контрольных функций на другого сотрудника, например на рабочего секретаря или главного кладовщика.
Выбор варианта контроля зависит от времени, которое руководитель может уделить этому процессу, а также от типа приказа и требований, содержащихся в нем. Если речь идет о значимом приказе, который имеет большое значение для работы организации, то лучше оставить контроль за его исполнением на себе. В этом случае руководитель сможет надежно следить за процессом и вовремя отреагировать на любое нарушение или задержку.
Секретарь и контроль за исполнением приказа
Обычно вопрос контроля за исполнением приказов оставляется на себе сотруднику, который издал приказ, однако в некоторых случаях возникает необходимость передать эту функцию на секретаря или другое лицо. Какие варианты возможны и какие вопросы при этом могут возникнуть?
Секретарь может осуществлять «вертикальный» контроль за исполнением приказа, что означает проверку выполнения указаний работником, на которого приказ был направлен. Такой контроль осуществляется внутри подразделения, где работает секретарь, и направлен на устранение ошибок исполнения приказов и повышение эффективности работы. Секретарь может запросить информацию у сотрудника о ходе выполнения приказа, уточнить детали или выразить замечания. Также он может следить за соблюдением сроков исполнения и докладывать руководителю о состоянии выполнения приказов.
Секретарь также может осуществлять «горизонтальный» контроль, то есть следить за исполнением приказов другими сотрудниками подразделения или смежных подразделений. Такой контроль обеспечивает согласованность работы между разными структурными подразделениями и предотвращает нарушения в исполнении приказов, которые могут повлиять на процесс работы всей организации.
При передаче контроля за исполнением приказа на секретаря или другое лицо, необходимо ясно определить объем и процедуру контроля. Секретарю нужно указать, какую информацию и как он должен собирать, какие сроки и способы отчетности он должен предоставлять. Важно также обратить внимание на вопрос оплаты за контроль — будет ли эта функция входить в обязанности секретаря или будет оплачиваться отдельно.
Секретарь, контролирующий исполнение приказа, имеет возможность участвовать в процессе оформления приказа. Он может проверять правильность оформления, давать рекомендации по языку и структуре приказа, указывать на возможные ошибки, связанные с неправильным оформлением приказа. Таким образом, секретарь может помочь избежать формальных нарушений в документе, связанных с его оформлением.
Низкая эффективность исполнения приказов может говорить о слабой дисциплине исполнителей или о некорректности исходного приказа. В первом случае секретарю, выполняющему функцию контроля, следует обратить внимание на причины низкой дисциплины и принять меры по ее усилению. Во втором случае следует обратить внимание на содержание приказа, уточнить его или поправить. Также стоит обратить внимание на контекст, в котором был оформлен приказ — например, приказ о начале отпуска отсутствующего работника должен содержать информацию об освобождении его от работы и указание на кодекс законодательства, который регулирует вопросы отпуска.
Важно подчеркнуть, что контроль за исполнением приказов — это не только задача секретаря, но и обязанность руководителя. Вместе они должны осуществлять контроль, чтобы обеспечить более эффективную работу организации и исполнение приказов в срок.
Понятие и значение приказа в работе секретаря
Ваше отсутствие не является основанием для отсутствия контроля исполнения приказа. Приказ выдается высшим руководителем, и в вашу задачу входит следить за его исполнением, даже если вы его оформляете и передаете на выполнение другому работнику. В этом случае вы оставляете приказ на себе и осуществляете контроль над его исполнением. Контроль над процессом выполнения приказа – это функция секретаря, и важность этой роли нельзя недооценивать.
Отсутствие контроля над исполнением приказа может привести к неправильному выполнению поручений или нарушению требований, установленных в приказе. Ваша ответственность как секретаря – это не только правильно оформить приказ и передать его на выполнение, но и следить за его исполнением до конца. В случае низкого качества исполнения приказа или его невыполнения, секретарь должен сообщить об этом высшему руководству и предпринять соответствующие меры.
Издание приказа – это норма, установленная законодательством. За нарушение требований, установленных в приказе, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Строгость вопроса исполнения приказов также может быть регламентирована в доплате к заработной плате. Это означает, что исполнение приказа – одна из основных обязанностей сотрудника, и его правомерность всегда должна находиться в центре внимания.
Важно также отметить, что приказы могут быть различного характера в зависимости от их содержания и цели. Некоторые приказы могут иметь типичные требования и стандартное оформление, в то время как другие приказы могут требовать индивидуального подхода и подробной информации.
Таким образом, секретарь выполняет функцию «горизонтального» контроля над исполнением приказа, сопровождая его от начала до конца. Ваша роль заключается в том, чтобы осуществлять контроль и следить за выполнением приказов, чтобы удостовериться в их правильном выполнении и в соответствии с требованиями законодательства и организации. Это важная функция, которая способствует эффективной работе организации и обеспечению соблюдения установленных правил.
Принципы выбора лица для исполнения приказа
При принятии решения о том, оставить ли контроль за исполнением приказа на себе или передать на другое лицо, следует руководствоваться рядом принципов.
1. Вертикальный принцип. Определение лица, ответственного за исполнение приказа, должно быть основано на вертикальной структуре организации. Исполнение приказа может быть возложено на должностное лицо, занимающее вышестоящую должность или подчиненное должностное лицо. Например, директор может оставить контроль за исполнением приказа заместителю директора или директору по персоналу.
2. Компетентность. Лицо, которому будет передан контроль за исполнением приказа, должно обладать достаточными знаниями и опытом для выполнения соответствующих обязанностей. Например, если приказ связан с работой в складском помещении, то контроль может быть передан кладовщику.
3. Ответственность. Лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, должно быть готово нести ответственность за свои действия или бездействие. Оформление контроля позволяет четко определить ответственное лицо в случае нарушения и обеспечить прозрачность процесса исполнения.
4. Целесообразность. При выборе лица для исполнения приказа, следует учитывать целесообразность такого решения. Например, если приказ связан с выполнением типичных обязанностей рабочего, то его исполнение может быть возложено на сотрудника с оплатой доплаты к окладу.
5. Обоснование. При разделении исполнения приказа на разные лица, следует четко обосновать данное решение. Это может быть основано на законодательстве, типичных обязанностях должности или внутренних документах организации.
Важно помнить, что выбор лица для исполнения приказа должен соответствовать требованиям законодательства и быть обоснованным. В случае временного отсутствия исполнителя можно оформить приказ об отсутствующем лице или временно возложить функции на другого сотрудника с соблюдением процедур и правомерности такого решения.
Оставить задачу на себе или передать на другое лицо?
В некоторых случаях, если главный исполнитель, например, главный кладовщик или заместитель директора, временно отсутствует, то задача может быть возложена на секретаря или другого сотрудника, который имеет соответствующее основание для исполнения приказа. Возможными вариантами исполнения могут быть оформить доплату или временно передать полномочия исполнителя на сотрудника, который заменяет отсутствующего руководителя.
Ошибки при исполнении приказа
При исполнении приказа могут возникать ошибки или отклонения от требований законодательства. Один из типичных случаев ошибок — голосование сотрудников о возможности передачи исполнения приказа на другое лицо. В случае, если в процессе голосования у низкого количества сотрудников имеется отрицательное мнение по данному вопросу, то приказ не может быть передан на исполнение другому лицу.
Другой распространенный случай — отсутствие информации об исполнителе в приказе. Если в приказе не указано, кому возлагается исполнение, то сотрудник не может быть привлечен к ответственности за его невыполнение. В этом случае, выполнение приказа остается на себе у лица, которое издает приказ.
Правомерность исполнения приказа
В случае, если возникают сомнения в правомерности исполнения приказа, например, при обращении к неприкосновенности отпуска или доплаты, сотрудник имеет право обратиться к главному или заместителю директора для получения информации по данному вопросу. В такой ситуации также может быть оформлена доплата сотруднику или отсрочка исполнения приказа.
Таким образом, в контексте исполнения приказа, важно учитывать основание для передачи задачи на другое лицо, временное отсутствие основного исполнителя, возможность привлечения сотрудников для выполнения приказа и соблюдение требований законодательства. Правильное и четкое указание исполнителя в приказе, а также обращение к вертикальной структуре руководства поможет избежать ошибок и несостоятельности в процессе исполнения приказа.
Плюсы и минусы самостоятельного исполнения приказа
Плюсы самостоятельного исполнения приказа включают:
- Соблюдение «вертикального» процессу исполнения приказа: руководитель выдает приказ, а исполнитель (главный или ответственный секретарь) контролирует его выполнение
- Возможность оперативно реагировать на нарушение требований приказа и проводить исправления в случае необходимости
- Знание работы организации в целом, что может упростить и ускорить исполнение приказа
- Возможность быстро получить необходимую информацию для оформления приказа или для контроля его выполнения
- Возможность надежного контроля за выполнением приказа, основываясь на собственном опыте и знаниях организации
Однако самостоятельное исполнение приказа также имеет свои минусы:
- Ограниченность временем: руководитель уже занят выполнением своих обязанностей, а исполнение приказов требует дополнительного времени и внимания
- Отсутствие доплаты или освобождения от основной работы за исполнение приказа во время отпуска или отсутствия руководителя
- Риск низкой мотивации исполнителя при отсутствии надлежащей оплаты или признания его права на доплату
- Возможность нарушения нормы «горизонтального» исполнения приказа: если исполнитель является заместителем руководителя или руководителем структурного подразделения, то он может вмешиваться в процесс исполнения приказов других сотрудников
- Отсутствие голосования: решение о самостоятельном исполнении приказа принимается одним человеком, без учета мнения других сотрудников
Таким образом, при рассмотрении вариантов контроля за исполнением приказа необходимо учитывать как плюсы, так и минусы самостоятельного исполнения. Лучший вариант зависит от конкретной ситуации и особенностей работы организации.
Плюсы и минусы передачи задачи на другое лицо
| Плюсы передачи задачи на другое лицо | Минусы передачи задачи на другое лицо |
|---|---|
|
|
При принятии решения о передаче задачи на другое лицо, необходимо учесть все вышеперечисленные плюсы и минусы, чтобы выбрать наиболее эффективный и правильный подход к контролю за исполнением приказа.
Главный инструмент секретаря – информация
Роль информации в контроле за исполнением приказа
Секретарь является основным источником информации для руководителя и сотрудников. При подготовке приказа необходимо учесть все детали и нормы, установленные законодательством. Информация о составлении и исправлениях в приказе должна быть четкой и полной, чтобы избежать возможных нарушений и претензий.
Приказы часто содержат типичные нормы, которые нужно учесть при их оформлении. Также важно учитывать основание для выдачи приказа. Это может быть, например, освобождение работника от основных обязанностей во время отпуска или доплата за работу в определенное время.
Возложить контроль или оставить на себе?
Главный вопрос: оставить контроль за исполнением приказа на себе или передать его на другое лицо? Это зависит от конкретной ситуации и особенностей работы вашей организации.
Один из подходов называется «вертикальный контроль». В этом случае контроль за исполнением приказа остается на себе, то есть у секретаря.
Другой подход – «горизонтальный контроль». В этом случае контроль передается другому сотруднику, например, заместителю директора. Такой подход удобен, если у секретаря уже много задач или требуется более надежный контроль.
Использование информации в процессе контроля
Для контроля за исполнением приказа необходимо иметь доступ к информации о работниках и их обязанностях. Секретарь должен быть в курсе всех изменений, связанных с сотрудниками, таких как отпуска, перемещения или повышения. Также нужно следить за соблюдением нормы оплаты труда и своевременным исправлением ошибок.
Информация является основой для руководителя при принятии решений о распределении задач и контроле за их выполнением. Она также помогает секретарю организовать работу коллектива более эффективно и планировать свое время.
Главная функция секретаря – быть надежным источником информации для всех членов коллектива. От его профессионализма и внимания к деталям зависит успех организации в целом.