При передаче интеллектуальных активов от сотрудника к компании всегда составляйте письменный документ. Это обеспечивает правовую определенность и подтверждает переход прав собственности на охраняемые результаты, такие как программное обеспечение, дизайн-макеты или уникальные технические решения.
Укажите в документе, что именно передается — названия, даты создания и описания работ. Интеллектуальные активы должны быть четко идентифицируемы. Избегайте обобщений: перечислите названия программных модулей, черновиков, названия продуктов или любые идентификаторы, которые сотрудник использовал во время разработки.
Права собственности переходят от создателя к организации только в том случае, если передача документально подтверждена. В документе должно быть указано, кто его составил — обычно это юридический отдел или отдел кадров — и подтверждено, что первоначальным правообладателем является сотрудник, а получателем — компания.
Мы объясняем, как правильно его оформить: укажите полные имена, должности, даты работы и основания для передачи (например, пункт трудового договора или внутренняя политика). Укажите цель передачи: внутреннее использование, коммерциализация или лицензирование.
Во избежание споров включите пункт, подтверждающий, что сотрудник больше не имеет претензий к перечисленным объектам. Если передача касается нескольких творений, сгруппируйте их по типу — например, код, чертежи, фирменный стиль — чтобы четко и логично структурировать документ.
Эта форма не просто формальность — она закрепляет право компании использовать, изменять и распространять результаты интеллектуального труда. Пропуск или неправильное написание этой формы создает юридические риски во время аудита, сделок или судебных разбирательств.
Кто разрабатывает документ
Ответственность за подготовку документа лежит на компании, получившей исключительный контроль над интеллектуальной собственностью. Именно компания должна четко отразить переход права собственности от сотрудника или подрядчика и официально зафиксировать изменение правового титула.
Кто готовит и подписывает
Обычно соглашение составляет юридический или кадровый отдел принимающей стороны. Если речь идет о творениях, созданных в процессе работы, сотрудник может только просмотреть и подписать его, поскольку компания по умолчанию владеет результатами. Однако для материалов, не связанных с работой, первоначальный автор — как правило, сотрудник — должен подтвердить передачу прав. Важно указать, кто создал интеллектуальный продукт и на каком основании компания становится новым владельцем.
Что отразить в документах
Укажите автора, объект (программное обеспечение, дизайн, статья и т. д.) и правовое основание для передачи (трудовой договор, дополнительное соглашение и т. д.). Автор также должен указать, была ли работа создана в рамках служебных обязанностей или самостоятельно. Это поможет разрешить сомнения по поводу права собственности или компенсации. Одним словом, необходимо четко указать, кому принадлежит результат — первоначальному правообладателю или работодателю, а также дату передачи.
Что включить в документ
Укажите, какие именно интеллектуальные активы подлежат передаче: исходные коды, проекты, тексты или другие материалы, созданные сотрудником. Избегайте расплывчатых ссылок — каждый объект должен быть описан с четкими идентификаторами, такими как названия проектов или имена файлов.
Детали, которые необходимо включить для действительной передачи прав собственности
- Дата создания и дата передачи для каждого объекта.
- Подтверждение того, что материалы были разработаны в ходе работы или в рамках поставленных задач.
- Заявление сотрудника о том, что права третьих лиц не применяются и что материалы являются оригинальными.
- Подтверждение того, что компания становится единственным правообладателем с даты подписания.
Дополнительные моменты, которые необходимо уточнить
- Компенсируется ли передача прав или включается в заработную плату.
- Территория и срок действия передаваемых прав.
- Подтверждение сотрудника о том, что он не имеет претензий к компании в отношении будущего использования.
- Информация о предварительных письменных инструкциях или должностных инструкциях, если создание было частью служебного задания.
Если передача относится к служебному заданию, прямо укажите в документе должностную функцию или внутренний приказ. Это поможет подтвердить, что переход прав собственности соответствует корпоративной политике в области ИС и трудовому законодательству. Если человек не является штатным сотрудником, а работает по договору подряда, включите отдельный пункт об авторстве и вознаграждении. Мы объясним, как составить его в понятных терминах — «на пальцах», чтобы права правильно переходили от сотрудника к компании.
Объясняем, как составить акт «на пальцах».
Начните с идентификации сотрудника как оригинального создателя интеллектуальных активов. Укажите его полное имя, должность и объем работы, выполняемой в рамках его трудовых отношений. Укажите, подпадает ли создание под служебное задание в соответствии с местным законодательством об интеллектуальной собственности.
Четко укажите переход права собственности от сотрудника к компании. Укажите, что права на результаты интеллектуальной деятельности передаются в полном объеме без территориальных и временных ограничений. Опишите вид работ (программное обеспечение, дизайн, документация и т. д.) и время их выполнения.
Подтвердите получателя — компанию — по ее полному юридическому наименованию, регистрационному номеру и адресу. Обозначьте эту компанию как нового обладателя исключительных прав, имеющего полное право использовать, изменять, распространять и регистрировать контент как свой собственный.
Что отразить насчёт собственности
Укажите, что произведение не нарушает претензий третьих лиц и не было ранее передано. Включите положение о том, что передача распространяется как на существующие, так и на будущие формы использования, включая еще не известные форматы и платформы. Подтвердите, что не ожидается никакого дополнительного вознаграждения сверх оклада или условий контракта, если не указано иное.
Кто пишет и как правильно оформить
Обычно проект документа составляет компания или ее юридический отдел. Текст должен быть написан четким, лаконичным юридическим языком. Он должен содержать подписи как сотрудника, так и уполномоченного представителя компании. Даты подписания и фактической передачи материалов должны совпадать или быть четко объяснены. В качестве приложения приложите подробный список передаваемых предметов (исходный код, медиафайлы, планы и т. д.).
Как правильно оформить передачу интеллектуальной собственности от сотрудника к компании?
Начните с выявления всех интеллектуальных активов, созданных сотрудником в ходе выполнения своих обязанностей. Уточните, подпадают ли эти объекты под соглашение о работе по найму или требуют отдельного подтверждения передачи прав.
Составьте письменный документ, в котором будет четко указано происхождение права собственности, кто является первоначальным создателем и что компания становится эксклюзивным правообладателем каждого объекта. Этот текст должен включать: полное имя сотрудника, подробное описание каждого элемента (например, программного обеспечения, дизайна, контента), а также дату, когда работа была завершена и передана.
Ключевые пункты, которые необходимо включить
1. Объем прав: Определите, какие права передаются — воспроизведение, модификация, распространение и т. д. Избегайте расплывчатых формулировок. Используйте точные термины, соответствующие характеру интеллектуального вклада.
2. Подтверждение занятости: Укажите, что создание произошло в рамках служебного задания или по заказу, напрямую связав его с ролью человека в компании.
Как зафиксировать передачу
Документ должен отражать четкое намерение создателя передать права компании. Необходимы подписи как сотрудника, так и уполномоченного представителя компании. Укажите юридическое название компании и должность лица, подписывающего документ от ее имени.
Если сотрудник участвовал в нескольких проектах, создайте отдельную строку для каждого объекта. Приложите образцы или рекомендации, если это необходимо. Поясняем «на пальцах»: если это логотип, сделанный дизайнером, укажите имя файла, когда он был утвержден и где использовался.
Обычно этот документ составляет и проверяет юридический отдел компании или внешний юрисконсульт. Не полагайтесь на шаблоны, не ознакомившись с фактическими объектами интеллектуальной собственности.
Всегда указывайте, кто является новым правообладателем и у кого приобретаются права. Такая ясность защищает и компанию, и автора от будущих претензий.