Компании хранят бухгалтерские документы, налоговые документы, документы по персоналу и документы компании. Для многих видов документов (административных, бухгалтерских и корпоративных) организации обязаны соблюдать определенные сроки хранения. Некоторые документы хранятся с учетом требований Федерального закона №. 125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» и Каталога № 236, утвержденного приказом Росалкогольрегулирования от 20 декабря 2019 года, в соответствии с Законом № 125-ФЗ.
Если организация нарушает сроки хранения документов, она может быть привлечена к ответственности. Например, согласно статье 120 Налогового кодекса РФ, компании, не представившие документы, могут быть оштрафованы на 10 000 или 30 000 рублей. Штрафы также могут быть наложены в соответствии с Законом РФ «Об административных правонарушениях».
Памятка. Сколько хранить документы
Срок хранения документов зависит от их типа. Если документы будут уничтожены раньше этого срока, то организация и предприниматель будут оштрафованы. Если расходы и вычеты не подтверждены документально, налоговые органы могут доначислить налоги. Подробная таблица сроков хранения документов приведена в Меморандуме о взаимопонимании. Как долго я должен хранить документы?». Там можно найти сроки хранения и нормативные ссылки для каждого типа документов.
Подписчики «Схемы юристов» могут в любой момент проверить срок хранения своих документов. Если вы еще не зарегистрировались, у вас будет гостевой доступ на три дня. Это займет всего несколько кликов. Пока действует гостевой доступ, вы можете пользоваться услугами системы «Юрист», читать рекомендации и документы, скачивать образцы документов и просматривать судебную практику. Вы можете легко найти судебные акты по нужной вам теме. Поиск выдает подборку даже по одному слову. Например, речь идет о сроке хранения документа.
Таблица сроков хранения образцов документов
5 лет с момента списания задолженности. Документы по уплате НДФЛ хранятся 50 лет, если выданы после 2003 года, и 75 лет, если выданы до 2003 года, при условии отсутствия лицевых счетов и ведомостей на выплату заработной платы.
5 лет после окончания периода составления налогового документа.
5 лет в принципе; 4 года, если дело нестандартное. 8 пп. 1 элемента 1 ст. 23, подп. 5 подп. 3 п. 3 ст. 24-3 Налогового кодекса РФ.
Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов (например, бланк регистрации страховых взносов, бланк больничного листа).
Как правило, шесть лет с конца года, когда документы в последний раз использовались для оценки и отчетности. При отсутствии лицевого счета или платежной ведомости — 50/75 лет.
Некоторые документы имеют отдельные сроки хранения. Например, справки о больничных листах хранятся пять лет.
Расчеты страховых взносов (годовые и квартальные).
Документы, связанные с выплатой заработной платы (например, ведомости формы Т-49).
6 лет. При отсутствии лицевого счета денежные расчеты, связанные с выплатой заработной платы, должны храниться в течение 50/75 лет.
Годовая финансовая отчетность и финансовая отчетность по МСФО.
Все время существования компании. Годовая бухгалтерская отчетность по РСБУ передается в архив после истечения срока временного хранения в организации.
Книги учета доходов и расходов организации и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.
Пять лет после окончания года, в котором они использовались для составления отчетности.
Аудиторские заключения по годовой бухгалтерской отчетности
Постоянно (в контролируемых организациях). Аудиторская проверка или индивидуальные аудиторы — в течение 5 лет, без ущерба для внешнего контроля качества.
Регистры бухгалтерского учета (общий католог, различные календари, движения по счетам, круговые ведомости, каталоги запасов и т.д.)
5 лет с предрассудками контроля.
Документация по претензиям и обязательствам (заявления, акты, обязательства, переписка)
Отдельные сроки для хранения разных документов в организации
Нужно ли хранить правоустанавливающие документы и корпоративные документы?
Рекомендательные и правоустанавливающие документы имеют определенные сроки хранения. Следующие документы хранятся бессрочно
Кроме того, компания постоянно хранит документы, относящиеся к ее структурным подразделениям, филиалам и представительствам.
Корпоративная лицензия и ее заверенные копии хранятся в течение пяти лет со дня окончания срока действия.