Федеральный закон об обязательном экземпляре документов является важной нормативно-правовой основой для гарантированного доступа к информации и обеспечения сохранности культурного наследия. Он определяет порядок и требования, которым должны соответствовать различные участники информационного обмена, производители и распространители печатного и электронного контента.
Глава II закона содержит основные положения, касающиеся обязанностей государственных органов, издателей, производителей и распространителей информации. Согласно статье 22., в случаях определенных этим законом, участники информационного обмена обязаны предоставлять обязательный экземпляр документов в печатной и электронной форме государственным архивам и библиотекам.
Для обеспечения постоянного доступа к информации и предотвращения возможных утрат, статья 23. закона устанавливает требования к порядку, срокам и особенностям доставки обязательных экземпляров документов. В частности, они должны быть доставлены на бумажных носителях или в электронной форме, соблюдая определенные технические требования и стандарты.
Глава III закона регламентирует обязанности получателей обязательных экземпляров данных, рассылку полученной информации работникам различных организаций и учреждений, а также об оперативное информирование производителей о сведениях об их работах. Статьи 24. и 25., в частности, устанавливают права производителей на использование полученной информации, а также ответственность за нарушение закона.
Статья 19. Постоянное хранение обязательного федерального экземпляра
1. Федеральный закон № 119 «Об обязательном экземпляре документов и введении в силу электронного документооборота» определяет порядок постоянного хранения обязательного федерального экземпляра документов.
2. Документы, подлежащие постоянному хранению, включают издания и документы, выпущенные на территории Российской Федерации, и осуществляются с учетом особых прав и особенностей слабовидящих и слепых лиц.
3. Постоянное хранение обязательного федерального экземпляра документов организуется и осуществляется участниками (библиотеками, архивами, издательскими домами и другими организациями) согласно положениям данного закона.
| Заключительные положения статьи |
|---|
| 4. В случаях, когда постоянное хранение обязательного федерального экземпляра документов выполняется в электронной форме, оно осуществляется в виде баз данных на электронных носителях, в том числе в форме программ для электронных вычислительных машин. |
| 5. Участники обязаны осуществлять доставку обязательного федерального экземпляра документов, а также рассылку обязательного федерального экземпляра и его электронных копий в порядке, определенном главой III данного закона. |
| 6. Постоянное хранение обязательного федерального экземпляра должно быть выполнено в месте, обеспечивающем его сохранность и возможность доступа для пользования вправе постоянного хранения. |
| 7. В случаях, когда участниками являются издатели, они обязаны осуществлять постоянное хранение обязательного федерального экземпляра вычисленных изданий, указанных в пункте 6 статьи 16 настоящего Закона. |
| 8. Постоянное хранение обязательного федерального экземпляра должно быть выполнено в соответствии с требованиями, предусмотренными законодательством Российской Федерации о государственных архивах, библиотеках и издательствах. |
Порядок постоянного хранения обязательного федерального экземпляра
9. Документы, подлежащие постоянному хранению, должны быть переданы в соответствующее учреждение в течение трех месяцев со дня их публикации.
10. Документы, выпущенные за пределами территории Российской Федерации, подлежат постоянному хранению в соответствии с законодательством соответствующего государства.
Обязанности участников постоянного хранения обязательного федерального экземпляра
11. Участники постоянного хранения обязательного федерального экземпляра обязаны:
а) осуществлять подготовку обязательного федерального экземпляра для постоянного хранения;
б) обеспечивать сохранность обязательного федерального экземпляра;
в) обеспечивать возможность доступа для пользования обязательным федеральным экземпляром;
г) осуществлять обмен обязательных федеральных экземпляров с другими участниками в порядке взаимообмена, согласованном между участниками;
д) осуществлять доставку обязательного федерального экземпляра и его электронных копий.
12. Участникам запрещается использовать обязательный федеральный экземпляр в коммерческих целях без разрешения правообладателя.
Основные положения
Федеральный закон об обязательном экземпляре документов устанавливает порядок подготовки, поставки, доставки и хранения обязательного экземпляра документов, выполненных в печатном и машинном виде, в целях сохранения культурного наследия Российской Федерации и обеспечения доступа к ним участниками содружества независимых государств.
В случаях, предусмотренных настоящим Законом и заключительные положения (ст.ст. 17, 19, 23, 24), обязательный экземпляр документов должен быть передан соответствующими получателям в форме, установленной в настоящем Законе.
Глава II Федерального закона об обязательном экземпляре документов определяет особенности подготовки, печати, поставки и доставки обязательного экземпляра документов, выполненных в различных формах (печатного, машинного, программного, графического, картографического и др.)
Глава III Федерального закона об обязательном экземпляре документов определяет порядок хранения обязательного экземпляра документов, а также их охрану и использование, в том числе для публикации данных в справочниках и других информационных системах.
| Статья | Название |
|---|---|
| Глава I | Вступление в силу и общие положения |
| Глава II | Подготовка, поставка, доставка и отгрузка обязательного экземпляра документов |
| Глава III | Хранение, охрана и использование обязательного экземпляра документов |
Обязательный экземпляр документов: понятие и значение
Статья 14.1. Устанавливает обязанность производителей-издателей и производителей-поставщиков программ для электронных вычислительных машин и баз данных предоставлять обязательные экземпляры своих изданий в государственные органы по обязательному экземпляру документов. Это требование особенно важно в случаях, когда данные программы содержат важные сведения о защите государственных и коммерческих интересов страны.
В статье 14.2. определены случаи нарушения обязательного экземпляра документов и установлена ответственность за их невыполнение. В частности, количество экземпляров, предоставляемых для обязательного экземпляра, должно соответствовать требованиям закона.
Глава IV. Заключительные положения Федерального закона об обязательном экземпляре документов определяет порядок хранения, подготовку и доставку обязательных экземпляров. Также указаны особенности формы и носителей, в которых должны быть предоставлены обязательные экземпляры, включая печатное и электронное издания.
Статья 16. Передача обязательных экземпляров осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством Российской Федерации. Участники содружества независимых государств имеют право на взаимообмен обязательными экземплярами документов.
Статья 17. Обязательный экземпляр документов предназначается для хранения, использования и изучения их отдельными лицами, включая слабовидящих. При необходимости предоставляется в доступном для их восприятия виде.
Федеральный закон об обязательном экземпляре документов устанавливает ответственность за нарушение обязанности предоставления обязательного экземпляра документов, а также порядок взыскания штрафных санкций.
Статья 19. Производители-издатели и производители-поставщики программ для электронных вычислительных машин и баз данных обязаны возмещать убытки, причиненные учреждениям, осуществляющим функции по обязательному экземпляру документов, в результате непредоставления обязательных экземпляров или их невыполнения в установленные сроки. Вычисление размера убытков производится на основе документов, представленных учреждением.
В случае обязательного экземпляра документов на бумажных носителях предоставление организациями обязано осуществляться в соответствии со статьей 22) Федерального закона об обязательном экземпляре документов с использованием средств связи или передачи данных. При необходимости обязательный экземпляр может быть предоставлен в виде электронного документа.
Содержание Федерального закона об обязательном экземпляре документов
- Глава I. Вступление в силу и особенности Федерального закона
- Глава II. Положения и требования к обязательному экземпляру документов
- Раздел 1. Обязательный экземпляр печатного издания
- Раздел 2. Обязательный экземпляр электронной формы данных (выпуск)
- Раздел 3. Обязательный экземпляр на различных носителях данных
- Глава III. Порядок хранения, подготовки и доставки обязательного экземпляра
- Глава IV. Ответственность за нарушение Федерального закона
- Раздел 1. Обязанности производителей и получателей
- Раздел 2. Права и обязанности государства
- Раздел 3. Ответственность в случаях независимых отечественных и зарубежных изданий
- Глава V. Взаимообмен информацией и информирование о содержании обязательного экземпляра
- Глава VI. Заключительные положения
Требования
При выполнении обязанностей по обязательному экземпляру документов настоящего Федерального закона участники обязаны соблюдать следующие требования:
1. Все документы, подлежащие обязательному экземпляру, должны быть выполнены в печатном или электронном виде, в соответствии с правилами и особенностями, установленными данным законом.
2. В случаях, предусмотренных статьями 6 и 7 настоящего закона, участники обязаны осуществлять доставку экземпляров документов в постоянное хранение в отдельных базах данных.
3. Для слабовидящих и независимых печатных изданий требуется обеспечить обязательное наличие 13 экземпляров документов в каждой редакции или выпуске.
4. Участники ответственны за соблюдение порядка электронной доставки данных документов, в том числе за рассылку программ и подготовку электронной формы для получателей данных.
5. Издания, выполняемые в электронной форме, должны быть выполнены в соответствии с порядком, установленным статьями 14.1, 16 и 17 настоящего закона.
6. Участники обязаны осуществлять доставку электронных документов в электронной форме в порядке, установленном статьей 9 настоящего закона.
7. В случае нарушения требований обязательного экземпляра документов участники несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
8. Участники обязаны обеспечить постоянное хранение обязательного экземпляра документов и их доступность для получения и использования.
9. Доставка документов должна быть выполнена в установленные сроки, указанные в настоящем законе.
10. Участники обязаны осуществлять доставку вычислительных машин в порядке, установленном статьей 22 настоящего закона.
11. Для отечественных изданий требуется обязательное наличие 23 экземпляров документов в каждой редакции.
12. Участники обязаны обеспечить хранение и доставку обязательного экземпляра документов в порядке, установленном статьей 24 настоящего закона.
Требования к организациям, осуществляющим постоянное хранение
Организации, осуществляющие постоянное хранение документов в рамках федерального закона об обязательном экземпляре, должны соблюдать определенные требования. Данные требования включают следующие:
- Организации, осуществляющие постоянное хранение документов, должны иметь специально оборудованные хранилища, предназначенные для защиты документов от внешних воздействий (пожары, наводнения, взломы и др.).
- Организации должны обеспечивать режим контроля за доступом к хранилищам документов. Только уполномоченные лица могут иметь доступ к хранилищам и осуществлять операции по поиску и извлечению документов.
- Организации должны подготовку и прием обязательного экземпляра документов в форме, установленной федеральным законом, включая все обязательные поля и разделы.
- Организации должны обеспечивать сохранность документов на физических и электронных носителях. Документы должны храниться в течение определенного срока времени, указанного в федеральном законе или других нормативно-правовых актах.
- Организации должны осуществлять рассылку обязательного экземпляра документов получателям. Рассылка может быть выполнена в печатной или электронной форме в порядке, определенном федеральным законом. При этом берутся во внимание особенности получателей, такие как слабовидящие или слепые граждане.
- Организации, осуществляющие постоянное хранение документов, несут ответственность за сохранность и конфиденциальность информации, содержащейся в документах. Они должны предпринимать все необходимые меры для защиты этих данных от несанкционированного доступа или использования.
Требования к экземплярам документов, подлежащим постоянному хранению
Для подготовки экземпляров документов, предоставляемых в обязательном порядке для постоянного хранения, должны учитываться следующие положения:
- Предоставляемые экземпляры документов должны быть выполнены в электронной форме. Исключение составляют случаи, когда иное установлено законодательством Российской Федерации или приказами федеральных органов исполнительной власти.
- Экземпляры документов должны быть оформлены в соответствии с установленными требованиями к оформлению электронных документов.
- Каждый экземпляр документа должен иметь уникальный идентификатор, который однозначно идентифицирует конкретный документ.
- Обязательным требованием является наличие электронной подписи, подтверждающей подлинность документа и его авторства.
- Экземпляры документов должны быть сохранены на надежных и безопасных носителях данных, обеспечивающих сохранность информации на протяжении всего срока хранения.
- Срок хранения экземпляров документов определяется в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.
- В случае нарушения обязательного порядка предоставления или доставки экземпляров документов может быть назначена ответственность согласно законодательству.
Постоянное хранение экземпляров документов, подлежащих обязательному экземпляру, осуществляется в соответствии с заключительными положениями Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов».